Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – Was Arbeitgeber und Mitarbeitende wissen müssen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, hat die Arbeitswelt in Deutschland revolutioniert. Seit dem 1. Januar 2023 ist der gelbe Schein Geschichte, und Arbeitgeber müssen verpflichtend die Arbeitsunfähigkeit ihrer Mitarbeitenden digital bei den Krankenkassen abrufen. Was bislang in Papierform vom Arzt ausgestellt und an die Krankenkasse sowie den Arbeitgeber weitergeleitet wurde, läuft nun komplett digital. Für Unternehmen bringt diese Umstellung sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. In diesem Artikel zeigen wir, was Sie zur eAU wissen müssen – von der rechtlichen Grundlage über die Abläufe bis hin zu Tipps für die Integration in die HR-Prozesse.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die eAU ist die digitale Alternative zur papierbasierten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die früher als „gelber Schein“ bekannt war. Sie wurde schrittweise eingeführt: Seit dem 1. Oktober 2021 übermitteln Arztpraxen die Daten elektronisch an die Krankenkassen, und seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, diese Daten digital abzurufen. Ziel ist es, Bürokratie zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und Medienbrüche zu vermeiden. Die eAU ist Teil der Digitalisierung im Gesundheitswesen und wird über die Telematikinfrastruktur (TI) umgesetzt. Sie betrifft gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer, während privat Versicherte weiterhin papierbasierte Bescheinigungen nutzen.
Was hat sich konkret geändert?
| Vorher (Papierform) | Jetzt (eAU) |
|---|---|
| Arbeitnehmer bringt AU in Papierform | Arbeitnehmer meldet Krankmeldung – Arzt sendet AU an Krankenkasse |
| Arbeitgeber erhält Kopie direkt vom Arbeitnehmer | Arbeitgeber ruft AU-Daten digital bei der Krankenkasse ab |
| Postweg / Scan | Direkte Systemintegration |
Rechtliche Grundlagen und Fristen
Die eAU basiert auf dem Gesetz zur Modernisierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: AU-Modernisierungsgesetz). Dieses Gesetz regelt die digitale Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und ist Teil der Bemühungen, den Bürokratieaufwand zu reduzieren und die Digitalisierung im Gesundheitswesen voranzutreiben. Die Krankenkassen und die ärztlichen Praxen müssen sicherstellen, dass die digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ordnungsgemäß funktioniert. Arbeitgeber sind verpflichtet, sich auf die neuen digitalen Prozesse umzustellen und sicherzustellen, dass ihre Systeme die eAU empfangen können. Seit dem 1. Januar 2023 ist die eAU für alle gesetzlich Versicherten verpflichtend – Ausnahmen gelten nur für privat Versicherte, Minijobber in Privathaushalten oder bei Ärzt*innen ohne Kassenzulassung.
Wichtige rechtliche Eckpunkte für Arbeitgeber:
- Pflicht zur aktiven Abfrage: Arbeitgeber müssen die AU-Daten bei der Krankenkasse abrufen – sie werden nicht automatisch übermittelt.
- Fristen: Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit spätestens am 4. Kalendertag melden. Für Arbeitgeber gilt: Je früher die Abfrage erfolgt, desto schneller liegt die Bestätigung vor.
- Datenschutz: Die Datenübertragung erfolgt über sichere Übermittlungswege wie ITSG-zertifizierte Software. Es werden nur die Dauer der AU und das Datum der Ausstellung, nicht aber die Diagnose übermittelt.
Integration der eAU in HR- und Payroll-Prozesse
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist die Integration digitaler Prozesse oft mit organisatorischen Hürden verbunden. Die eAU lässt sich jedoch reibungslos in bestehende Systeme einbauen – vorausgesetzt, es gibt eine entsprechende Vorbereitung.
Schritt-für-Schritt: So gelingt die Umstellung
- System prüfen: Nutzt das Unternehmen bereits eine zertifizierte Software zur Entgeltabrechnung (z. B. DATEV, Lexware, SAP)? Falls nicht, ist eine Integration notwendig.
- Mitarbeitende informieren: Mitarbeitende müssen über ihre Pflicht zur Krankmeldung aufgeklärt werden – auch wenn der „gelbe Schein“ nicht mehr kommt.
- Abfrageprozess festlegen: Definieren von internen Prozessen, von wem im Unternehmen die eAU bei der Krankenkasse abgerufen wird und wann.
- Schnittstellen einrichten: Einrichten der technischen Schnittstellen, z. B. über das Lohnabrechnungssystem oder eine Middleware.
- Testphase nutzen: Viele Anbieter bieten eine Testumgebung oder eine „Sandbox“ zur Vorbereitung auf den Live-Betrieb.
Vorteile für Unternehmen
- Weniger Papier, mehr Effizienz: Kein Scan, keine Ablage, kein Nachhaken mehr beim Mitarbeitenden.
- Schneller Zugriff auf AU-Daten: Bessere Planbarkeit und Kontrolle in der Personalabteilung.
- Minimierung von Fehlerquellen: Die manuelle Übertragung entfällt – Daten kommen direkt aus ärztlicher Hand.
Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
1. Übermittlung durch den Arzt
Sobald der Arbeitnehmer von einem Arzt wegen Krankheit arbeitsunfähig geschrieben wird, stellt der Arzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus. Anstatt wie früher die Papier-AU auszudrucken, wird der Schein jetzt digital direkt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt. Dies erfolgt über eine spezielle Schnittstelle, die im Kassensystem der Krankenversicherungen integriert ist.
2. Benachrichtigung an den Arbeitgeber
Nach der Übermittlung an die Krankenkasse erhält der Arbeitgeber automatisch eine Benachrichtigung über die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters. Die Arbeitgeber können dann über die eigene Software auf die Daten zugreifen, um den Urlaub oder die Lohnfortzahlung zu regeln. Arbeitnehmer müssen also nicht mehr selbst ihre AU beim Arbeitgeber einreichen, sondern die Krankenkasse übernimmt diese Kommunikation.
3. Zeitlicher Ablauf
Die eAU ist für den ersten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit ausgestellt und umfasst zunächst den Zeitraum der Diagnose. Sollte sich die Krankheit verlängern, erhält der Arbeitgeber eine weitere elektronische Meldung. Für längere Krankschreibungen ist es also notwendig, dass der Arzt nach einer erneuten Untersuchung eine Folgebescheinigung ausstellt.
Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
1. Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist die Vereinfachung der Verwaltung für alle Beteiligten. Arbeitgeber müssen keine Papier-AUs mehr sammeln, und die Krankenkassen müssen keine manuellen Vorgänge mehr abwickeln. Stattdessen erfolgt die Übermittlung automatisiert und datenschutzkonform. Die Prozessgeschwindigkeit wird deutlich erhöht.
2. Schnellere Bearbeitung
Da der elektronische Weg der Übermittlung viel schneller ist als das manuelle Einreichen der Papierform, ist der Austausch der Daten zwischen Arbeitnehmer, Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber effizienter. Der Arbeitgeber erhält die Information schneller und kann entsprechend handeln.
3. Weniger Fehlerquellen
Die manuelle Übermittlung von Papierbescheinigungen war anfällig für Fehler, wie z.B. verlorene Dokumente oder falsch ausgefüllte Formulare. Mit der eAU entfallen diese Probleme. Zudem wird durch die direkte digitale Übermittlung sichergestellt, dass alle relevanten Daten korrekt und vollständig an die richtigen Stellen gelangen.
4. Einfache und sichere Kommunikation
Die digitale Übermittlung der AU stellt sicher, dass alle Daten sicher und datenschutzkonform verarbeitet werden. Das elektronische Verfahren erfüllt die Anforderungen des Datenschutzes und verhindert, dass sensible Gesundheitsdaten auf unsicheren Wegen übertragen werden.
Fazit
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) stellt einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Gesundheitswesens dar und hat sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile. Die schnelle, effiziente und datenschutzkonforme Übermittlung der Arbeitsunfähigkeit sorgt für einen vereinfachten Ablauf im Krankheitsfall. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich mit den neuen Prozessen vertraut machen, um die eAU korrekt zu nutzen und von den Verbesserungen zu profitieren.
Die eAU bietet eine solide Grundlage für die Modernisierung der Bürokratie im Krankheitsfall und verbessert die Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien – vom Arzt über die Krankenkasse bis hin zum Arbeitgeber. Wenn alle Systeme ordnungsgemäß eingerichtet sind, sorgt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für eine reibungslose und zügige Bearbeitung von Krankmeldungen.
FAQs
Wie muss ich meinem Arbeitgeber die Krankschreibung übermitteln?
Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit nicht mehr selbst beim Arbeitgeber einreichen. Der Arzt übermittelt die AU direkt an die Krankenkasse, die diese an den Arbeitgeber weiterleitet.
Muss ich noch eine Bescheinigung in Papierform einreichen?
Nein, Arbeitnehmer müssen keine Papierbescheinigung mehr beim Arbeitgeber einreichen, da die eAU den gleichen Zweck erfüllt. Der Arzt übermittelt die Bescheinigung direkt an die Krankenkasse, die sie dann an den Arbeitgeber weiterleitet.
Wann gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als gültig?
Die eAU ist genauso rechtsgültig wie die klassische Papierbescheinigung und hat denselben rechtlichen Stellenwert. Die Bescheinigung gilt ab dem Zeitpunkt, an dem der Arzt sie ausstellt und übermittelt.
Wie lange dauert es, bis mein Arbeitgeber von der Krankschreibung erfährt?
Die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgt in der Regel sehr schnell und kann innerhalb weniger Stunden oder Tage beim Arbeitgeber eintreffen, abhängig von den Prozessen der Krankenkasse.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine eAU erhält?
Wenn der Arbeitgeber keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhält, sollte er sich zunächst an die Krankenkasse wenden. Die Krankenkasse prüft dann, ob ein Übermittlungsfehler vorliegt und kann das Problem beheben. In der Regel wird dies jedoch durch die Schnittstellen und die Datentransfermethoden der Krankenkassen und Arbeitgeber schnell behoben.
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