• Steuer- und Sozialversicherungspflichten: Es gilt sicherzustellen, dass sämtliche steuerlichen und sozialrechtlichen Pflichten eingehalten werden. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, Steuern, Sozialabgaben sowie andere gesetzliche Abgaben fristgerecht abzuführen.
  • Korrekte Berechnung und Abführung von Lohnsteuer sowie Kirchensteuer (falls zutreffend).
  • Systematische und korrekte Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen (Krankenkassenbeiträge, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung).

• Sozialversicherungsbeiträgen (Krankenkassenbeiträge, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung).
• Arbeitsrechtliche Vorschriften: Neben steuerlichen und sozialversicherungstechnischen Belangen gibt es arbeitsrechtliche Besonderheiten wie Mindestlohngesetze oder spezifische Tarifvereinbarungen, die berücksichtigt werden müssen.
  • Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben (Mindestlohn, Arbeitszeitregelungen, Urlaubsansprüche).
• Datenschutzrichtlinien: Personenbezogene Daten müssen stets DSGVO-konform verarbeitet und sicher aufbewahrt werden.
• Technische Voraussetzungen: Für eine professionelle interne Lohnabrechnung wird die Nutzung spezialisierter Software dringend empfohlen. Diese Programme bieten automatische Updates, welche gesetzliche Änderungen zeitnah abbilden.

• Aufbewahrungspflichten von Lohnunterlagen: Unternehmen sind nach dem Steuerrecht (§147 AO) verpflichtet, relevante Unterlagen wie Lohnjournale, Steuerbescheinigungen und Entgeltabrechnungen in der Regel für mindestens zehn Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren. Bei Verstößen gegen diese Aufbewahrungspflichten drohen erhebliche Bußgelder.
• Verpflichtung zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, Lohnabrechnungen transparent, verständlich sowie übersichtlich zu erstellen und den Beschäftigten regelmäßig zukommen zu lassen. Dabei müssen sämtliche Entgeltbestandteile klar nachvollziehbar aufgeführt sein.
• Berücksichtigung besonderer Regelungen für geringfügige Beschäftigung und Aushilfskräfte („Minijobber“): Arbeitgeber müssen gerade bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen spezielle sozialversicherungsrechtliche Vorschriften einhalten und die besonderen Beiträge zur Rentenversicherung korrekt erfassen und abführen.
• Besonderheiten bei kurzfristig Beschäftigten und saisonalen Arbeitnehmern: Bei der eigenständigen Erstellung von Lohnabrechnungen müssen auch die zeitliche Befristung sowie Sozialversicherungs- und Meldevorgaben eingehalten werden, um spätere Nachzahlungen oder Sanktionen zu verhindern.
• Meldepflichten für Arbeitsunfähigkeit: Zusätzlich gilt es zu beachten, dass Arbeitsunfähigkeitszeiten korrekt erfasst und in den Lohnabrechnungen entsprechend ausgewiesen werden. Dies ist wichtig zur korrekten Berechnung des Entgeltfortzahlungszeitraums (§3 EFZG).

• Automatisierte Abwicklung aller lohnsteuerlichen und sozialversicherungstechnischen Meldungen.
• Integration relevanter Funktionen wie Zeitwirtschaft, Zeiterfassung oder Reisekostenabrechnung.
• Automatische Updates bei Gesetzesänderungen und gesetzlichen Vorschriften.
• Gewährleistung hoher Sicherheitsstandards in der Datenverarbeitung sowie regelmäßige Backups und Datensicherungen.
• Benutzerfreundliche Bedienbarkeit sowie ausreichender Umfang an Schulungsmaterialien und Tutorials.

• Fehlerhafte Stammdatenpflege (beispielsweise unkorrekte Angaben wie persönliche Daten, Adresse, Lohnsteuernummer oder Sozialversicherungsnummer der Mitarbeitenden)
• Versäumte oder verspätete Anmeldung zur Sozialversicherung
• Fehlerhafte Berechnung und Abführung von Abgaben und Beiträgen
• Mangelnde Berücksichtigung relevanter arbeitsrechtlicher Vorschriften (Überstundenregelung, branchenspezifische Tarifverträge, Urlaubsansprüche etc.)
• Unzureichende Berücksichtigung steuerlicher Freibeträge und steueroptimierter Gestaltungsmöglichkeiten sowie unvollständige oder fehlerhafte Ausweisung relevanter steuerlicher Informationen.

• Unzureichende Kenntnis aktueller gesetzlicher Vorgaben und Tarifbestimmungen: Dies kann zu fehlerhaften Abrechnungen führen. Um dem vorzubeugen, empfiehlt sich:
• • Die regelmäßige Nutzung spezialisierter Softwarelösungen, die automatisch aktualisiert werden
  • Die Teilnahme an Schulungen oder Webinaren zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Neuerungen
• Fehler bei der Datenerfassung: Unkorrekte Angaben zu Steuerklasse, Arbeitszeitmodell oder Zusatzleistungen können schwerwiegende Auswirkungen haben. Empfohlen wird:
  • Die Einführung eines klar definierten Prozesses zur systematischen Aktualisierung und Überprüfung der Stammdaten vor jeder Abrechnungsperiode
  • Die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten für die Datenpflege
• Fehlermanagement und Korrekturprozesse: Kommt es dennoch zu Fehlern, ist ein standardisierter Korrekturprozess essenziell. Wichtig dabei:
  • Klare Zuständigkeiten und standardisierte Workflows zur schnellen und gesetzeskonformen Umsetzung
  • Ein interner oder externer Ansprechpartner mit Fachkompetenz für komplexe Fälle (z. B. durch punktuelle Kooperation mit Beratern)

1. Bedarfsermittlung und Projektplanung: Analysieren Sie Ihren aktuellen Abrechnungsprozess und definieren Sie klar die Ziele und den Umfang der internen Umsetzung des Abrechnungsverfahrens. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Zeiträume verbindlich fest.

2. Auswahl geeigneter Software: Prüfen Sie Angebote auf Grundlage Ihrer spezifischen Anforderungen. Wählen Sie eine Lösung, die sowohl anwenderfreundlich ist, als auch regelmäßig aktualisiert wird, um gesetzliche Änderungen zuverlässig abzubilden.

3. Schulung und Qualifikation: Bilden Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig aus, idealerweise mittels spezialisierter Weiterbildungsmaßnahmen wie Workshops oder Online-Kurse, um notwendiges Fachwissen und Kompetenzen aufzubauen.

4. Stammdatenaufbau und -pflege: Erfassen Sie alle erforderlichen Mitarbeitendendaten vollständig und verlässlich. Stellen Sie sicher, dass Informationen wie persönliche Angaben, Steuerdaten, Gehaltsvereinbarungen und Sozialversicherungsnummern stets aktuell gehalten werden.

5. Prozessdefinition und Dokumentation: Legen Sie eindeutige Abläufe für jeden Schritt der Lohnabrechnung (wie Datensammlung, Berechnung, Auszahlung und Meldungen an Behörden) schriftlich fest. Dies sichert Nachvollziehbarkeit und Effizienz.

6. Pilotphase und Qualitätssicherung: Starten Sie mit einem Probedurchlauf, um etwaige Schwachstellen oder Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Führen Sie regelmäßige Qualitätskontrollen ein, insbesondere in den ersten Monaten nach der Einführung.

7. Regelmäßige Anpassung und Optimierung: Überprüfen und optimieren Sie die internen Prozesse kontinuierlich. Reagieren Sie zeitnah auf gesetzliche Veränderungen und passen Sie Ihre internen Leitlinien entsprechend an.

Durch das strukturierte Vorgehen nach diesen Schritten gelingt Unternehmen der erfolgreiche Wechsel zu einer eigenverantwortlichen und rechtssicheren internen Abwicklung der Lohnabrechnung.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Aktualität Ihrer Software-Version und Abrechnungstabellen – automatische Updates sollten, wenn möglich, aktiviert sein.
• Legen Sie monatliche Erinnerungen an wichtige Fristen und Termine für Steuer- oder Beitragsmeldungen an, um Verspätungszuschläge zu vermeiden.
• Nutzen Sie Checklisten zur systematischen Kontrolle Ihrer Arbeitsschritte, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
• Halten Sie stets Musterfälle für häufig auftretende Fallkonstellationen bereit (Neueintritte, Austritte, Krankheit, Elternzeit etc.), um Zeitverluste und Fehler bei der Bearbeitung zu minimieren.
• Dokumentieren Sie Besonderheiten und Abweichungen einzelner Mitarbeitenden wie steuerliche Freibeträge, Zuschläge oder besondere Tarifregelungen direkt im System.
• Sorgen Sie für eine automatische, digitale Sicherung aller relevanten Daten, um im Falle technischer Störungen Datenverluste zu verhindern.
• Pflegen Sie ein Netzwerk an Experten (Steuerberater oder Fachanwälte), mit denen Sie bei Unsicherheiten schnell und unkompliziert Rückfragen klären können.

So gestalten Sie Ihre internen Abläufe noch effizienter und sichern langfristig den professionellen Umgang mit Lohnabrechnungen.

Welche Vorteile hat es, Lohnabrechnungen intern zu erstellen?

Interne Lohnabrechnungen ermöglichen Kosteneinsparungen, unmittelbare Kontrolle über Daten und schnelle Anpassungen bei Veränderungen im Unternehmen.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen muss ich bei eigener Lohnabrechnung beachten?

Dabei müssen steuerliche Pflichten, Sozialversicherungsrecht, DSGVO-Vorgaben sowie arbeitsrechtliche Bestimmungen wie Mindestlohn und Tarifverträge eingehalten werden.

Kann ich Lohnabrechnungen einfach per Excel erstellen?

Von Lohnabrechnungen per Excel wird aufgrund der komplexen gesetzlichen Anforderungen dringend abgeraten; spezialisierte Softwarelösungen sind unbedingt erforderlich.

Welche Software eignet sich für die interne Erstellung der Lohnabrechnung?

Empfohlene Softwarelösungen sind unter anderem Lexware, DATEV, Sage und Personio, die automatische Updates sowie gesetzliche Konformität bieten.

Wie vermeide ich häufige Fehler bei der Lohnabrechnung in Eigenregie?

Regelmäßige Schulungen, sorgfältige Stammdatenpflege, klare Prozesse und regelmäßige Qualitätskontrollen helfen, gängige Fehler konsequent zu vermeiden.