Antrag auf vermögenswirksame Leistungen: Definition und Überblick
Ein Antrag auf vermögenswirksame Leistungen ist ein Dokument, mit dem Mitarbeitende bei ihrem Arbeitgeber beantragen können, dass dieser zusätzliche finanzielle Mittel zur langfristigen Vermögensbildung aufwendet. Vermögenswirksame Leistungen (kurz VL genannt) sind dabei eine freiwillige finanzielle Zusatzleistung des Unternehmens, die entweder durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge geregelt werden kann. Das Ziel dieser Leistungen besteht vorrangig darin, Beschäftigte bei dem langfristigen Aufbau von Kapital, etwa in begehrten Sparformen wie Bausparverträgen, Investmentfonds oder Banksparplänen zu unterstützen. Die Beantragung stellt einen wichtigen administrativen Arbeitsschritt dar und erfolgt meist über standardisierte Formulare. Allerdings sind dabei bestimmte Voraussetzungen und Fristen einzuhalten. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer diese zusätzliche Form der Vergütung nicht ausreichend nutzen, entweder aus Unkenntnis oder aufgrund von Austragsfehlern. Daher ist es für Personalabteilungen entscheidend, hier transparente Prozesse zu schaffen.
Voraussetzungen für den Antrag auf vermögenswirksame Leistungen
Um einen Antrag auf vermögenswirksame Leistungen wirksam stellen zu können, bedarf es gewisser grundlegender Voraussetzungen, die sowohl vom Arbeitgeber als auch von den Beschäftigten einzuhalten sind. Arbeitgeber müssen grundsätzlich bereit sein, diese Leistungen freiwillig oder auch tarifvertraglich verpflichtend anzubieten.
Beschäftigte sollten folgende Parameter erfüllen:
Beschäftigungsverhältnis
Vermögenswirksame Leistungen sind an ein bestehendes, sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis gebunden. In der Regel kommen daher nur Mitarbeitende in Voll- oder Teilzeit infrage.
Anlageform
Der Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin muss eine vom Gesetzgeber zugelassene Anlageform wählen, beispielsweise einen Bausparvertrag oder Investmentfonds.
Vertragslaufzeit
Ein typischer VL-Vertrag läuft mindestens 6 Jahre einschließlich einer einjährigen Ruhezeit (Sperrfrist).
Sind die Voraussetzungen erfüllt, erfolgt die Einreichung eines entsprechenden Antrags beim Arbeitgeber. Zusätzlich zur grundsätzlichen Fördermöglichkeit durch den Arbeitgeber gibt es auch staatliche Förderungen, wie beispielsweise die Arbeitnehmer-Sparzulage, welche abhängig vom Bruttoeinkommen der Beschäftigten gewährt wird.
Wie stelle ich den Antrag auf vermögenswirksame Leistungen richtig?
Die fehlerfreie Beantragung hat erhebliche Auswirkungen darauf, ob Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tatsächlich in den Genuss der Vermögenswirksamen Leistungen kommen. Sobald Mitarbeitende sich für eine zulässige Anlageform entschieden haben, erfolgt die Antragstellung meist schriftlich und über Standardformulare.
1. VL-Anlagevertrag abschließen:
- Bausparvertrag (z. B. bei Bausparkasse)
- VL-Fondssparplan (z. B. bei Depotbank oder Fondsgesellschaft)
- Banksparplan oder Tilgungsplan für Baufinanzierung
2. Antrag auf VL-Zahlung durch den Arbeitgeber: Nach Vertragsabschluss erhält der Mitarbeitende vom Anbieter ein Formular, meist mit dem Titel:
„Bescheinigung nach § 4 Abs. 2 des 5. VermBG“ oder „Arbeitgeberbescheinigung über VL-Anlagevertrag“
Dieses Formular enthält:
- Angaben zum Mitarbeitenden
- Vertragsnummer
- Bankverbindung des Anbieters
- Höhe der vereinbarten VL
- Angaben zum Anlageprodukt
Dieses Formular gibt der Mitarbeitende ausgefüllt und unterschrieben an den Arbeitgeber weiter. Es ist der „VL-Antrag“, den der Arbeitgeber benötigt, um die Zahlungen korrekt und regelmäßig zu leisten.
Dabei sollten sie auf folgende Aspekte besonders achten:
- Vollständigkeit der Angaben: Persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer- und Sozialversicherungsnummer sollten stets akkurat und vollständig erfasst werden.
- Angabe zur Sparform: Es sollte klar und eindeutig angegeben werden, in welchem Sparprodukt die Vermögenswirksamen Leistungen angelegt werden sollen.
- Bankdaten und Vertragsnummern: Kontoinformationen sowie spezifische Vertragsangaben müssen korrekt ausgefüllt sein.
- Unterschrift: Erst mit einer originalen Unterschrift wird die Beantragung wirksam.
Es empfiehlt sich zudem, einen Nachweis über die Anlageform, die Vertragsdetails und idealerweise den ausgefüllten und unterschriebenen Antrag als Kopie aufzubewahren, um im Zweifelsfall Nachweise erbringen zu können.
Fehler beim Antrag auf vermögenswirksame Leistungen vermeiden
Bei der Beantragung von Vermögenswirksamen Leistungen sind Missverständnisse und Fehler leider keine Seltenheit. Für Personalleiterinnen und Personalleiter sowie für das gesamte HR-Team bedeutet dies einen zusätzlichen administrativen Aufwand. Mitarbeitende sollten daher sensibilisiert werden, auf typische Fehlerquellen zu achten.
Zu den häufigsten Fehlern zählen:
- Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben (z. B. fehlerhafte Angaben zur gewählten Anlageform oder Kontonummer)
- Überschreitung von Einreichungsfristen
- Keine oder falsche Unterschrift
- Auswahl einer nicht förderfähigen Anlageform
- Unterlassene Meldung relevanter Änderungen, z.B. bei Bankverbindung oder Vertragstyp
Eine zuverlässige Praxismaßnahme zur Fehlervermeidung ist die Erstellung klarer Leitfäden und Checklisten, die Mitarbeitenden Schritt für Schritt die korrekte Beantragung erläutern. Auch regelmäßige Informationsveranstaltungen und interne Kommunikation können dazu beitragen, den gesamten Prozess einfacher und transparenter zu gestalten.
Personalstrategien für reibungslose Beantragungsprozesse schaffen
Um eine möglichst reibungslose Abwicklung für Anträge auf vermögenswirksame Leistungen sicherzustellen, sollten Unternehmen klare und effiziente Bearbeitungsprozesse etablieren. HR-Abteilungen müssen gewährleisten, dass die administrativen Abläufe einfach verständlich, transparent und standardisiert sind.
Folgende Strategien helfen, den Beantragungsprozess zu optimieren:
- Vollständigkeit der Angaben: Persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer- und Sozialversicherungsnummer sollten stets akkurat und vollständig erfasst werden.
- Angabe zur Sparform: Es sollte klar und eindeutig angegeben werden, in welchem Sparprodukt die Vermögenswirksamen Leistungen angelegt werden sollen.
- Bankdaten und Vertragsnummern: Kontoinformationen sowie spezifische Vertragsangaben müssen korrekt ausgefüllt sein.
- Unterschrift: Erst mit einer originalen Unterschrift wird die Beantragung wirksam.
Digitale Lösungen zur Verwaltung und Antragstellung von vermögenswirksamen Leistungen
Im Zuge der digitalen Transformation rücken zunehmend moderne und technische Lösungen in den Vordergrund. Software-Plattformen für Mitarbeitenden-Vorteile und HR-Administration bieten mittlerweile auch digitalisierte Formulare und Prozesse zur Beantragung vermögenswirksamer Leistungen an.
Solche Lösungen erzielen unter anderem folgende Vorteile:
- Automatische Validierung der eingegebenen Daten zur Fehlervermeidung
- Übersicht der aktuellen Antragsstatus in Echtzeit
- Sichere Aufbewahrung und digitale Archivierung der Verträge und Dokumente
- Einfache Datenübertragung an externe Partner und Finanzdienstleister
Vor- und Nachteile der vermögenswirksamen Leistungen im Überblick
Wie jede Vergütungskomponente bringen auch vermögenswirksame Leistungen neben offensichtlichen Vorzügen einige Herausforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich.
Die folgende Tabelle gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
|
Rechtliche Aspekte beim Antrag auf vermögenswirksame Leistungen beachten
Die korrekte Handhabung eines Antrags auf vermögenswirksame Leistungen verlangt eine genaue Beachtung rechtlicher Vorgaben, um sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen Risiken und Haftungen zu minimieren. Auf Seiten der Arbeitgeber sind dabei insbesondere Vorschriften aus dem 5. Vermögensbildungsgesetz (5. VermBG), Sozialversicherungs- sowie Steuerrecht zu beachten. Dazu kommen arbeitsrechtliche Vorgaben, die regeln, wie Vermögenswirksame Leistungen gewährt werden dürfen.
Folgende rechtliche Aspekte sollten Personalverantwortliche unbedingt berücksichtigen:
- Einhaltung gesetzlicher Höchstbeträge: Arbeitgeberleistungen dürfen den gesetzlich festgesetzten Höchstbetrag von aktuell 40 Euro pro Monat nicht überschreiten, um die Förderfähigkeit für staatliche Zulagen sicherzustellen.
- Datenschutzkonforme Bearbeitung: Alle Formularbestandteile müssen DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert werden. Vor allem bei digitalen Lösungen gilt es, auf die Sicherheit der Mitarbeitenden-Daten zu achten.
- Klarheit über Anlageformen: Es dürfen ausschließlich gesetzlich festgelegte Anlageformen im Rahmen eines VL-Vertrags gewählt werden. Dazu zählen insbesondere Banksparpläne, Bausparverträge oder Fondssparpläne.
- Sperrfrist und Vertragslaufzeit: Die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Vertragslaufzeit von mindestens sechs Jahren sowie die daran anschließende einjährige Ruhezeit (Sperrfrist) muss zwingend eingehalten werden.
- Steuerliche Behandlung: Arbeitgeber müssen VL-Zahlungen ordnungsgemäß und steuerrechtlich korrekt in der Lohnbuchhaltung erfassen, da diese Zahlungen grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsabzugspflichtig sind.
- Dokumentationspflichten: Arbeitgeber sind verpflichtet, sämtliche Antragsunterlagen und Nachweise für die Vermögenswirksamen Leistungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum revisionssicher aufzubewahren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung des Antrags auf vermögenswirksame Leistungen
Damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und Fehler bei der Beantragung vermögenswirksamer Leistungen vermieden werden, empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen.
Sowohl Personalabteilungen als auch Mitarbeitende sollten diese grundlegenden Schritte beachten, um den Antrag effizient und korrekt umzusetzen:
1. Informieren und Prüfen: Beschäftigte sollten sich zunächst beim Arbeitgeber informieren, ob vermögenswirksame Leistungen gewährt werden. Dabei gilt es, betriebliche Regelungen oder Tarifverträge zu überprüfen, um die entsprechenden Konditionen und Rahmenbedingungen (z. B. die Höhe der Leistungen) festzustellen.
2. Wahl einer Anlageform treffen: Anschließend wählen Beschäftigte eine förderfähige und für ihre individuellen Bedürfnisse passende Anlageform. Dazu gehören beispielsweise Bausparverträge, Investmentfonds oder Banksparpläne
3. Vertrag mit Anbieter abschließen: Nach der Auswahl der Anlageform schließen Mitarbeitende eigenständig einen Vertrag mit dem jeweiligen Anbieter oder Finanzinstitut ab. Sie erhalten anschließend alle relevanten Vertragsinformationen, die für die Antragsstellung notwendig sind
4. Antrag beim Arbeitgeber einreichen: Mitarbeitende füllen das entsprechende standardisierte Antragsformular vollständig und korrekt aus, inklusive aller erforderlichen Angaben (z. B. Name, Anschrift, Vertragsnummer der gewählten Anlageform, Bankverbindung). Nach korrektem Ausfüllen und Unterzeichnung erfolgt die Einreichung beim Arbeitgeber, idealerweise ergänzt um eine Kopie des Anlagevertrags.
5. Arbeitgeber prüft und bewilligt den Antrag: Die HR-Abteilung überprüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit sowie auf Einhaltung eventueller Fristen. Nach positiver Prüfung bewilligt der Arbeitgeber den Antrag und veranlasst die vereinbarte Zahlung der vermögenswirksamen Leistungen an das entsprechende Institut.
6. Dokumentation und Ablage sicherstellen: Abschließend sollte eine übersichtliche und nachvollziehbare Dokumentation aller eingereichten Unterlagen, Verträge und Anträge erfolgen. Diese Dokumente sind vom Arbeitgeber und Beschäftigten gleichermaßen sorgfältig aufzubewahren, um bei eventuellen Rückfragen jederzeit aussagekräftige Nachweise bereitstellen zu können.
Tipps & Tricks für einen erfolgreichen Antrag auf vermögenswirksame Leistungen
Damit die Beantragung von vermögenswirksamen Leistungen in Ihrem Unternehmen reibungslos und effizient verläuft, empfiehlt es sich, einige praxisnahe Hinweise zu beachten:
- Frühzeitige Mitarbeiterinformation: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende rechtzeitig und umfassend über mögliche Sparformen, Fristen und Förderbedingungen aufgeklärt werden. Nutzen Sie dafür interne Kommunikationskanäle und Events.
- Standardisierte Vorlagen: Entwickeln und bieten Sie klare und einheitliche Formulare an, mit denen Mitarbeitende ihren Antrag unkompliziert und fehlerfrei ausfüllen können.
- Erinnerung an Fristen: Versenden Sie regelmäßige Erinnerungen oder bieten Sie automatisierte Benachrichtigungen an, um versäumte Fristen und nachträgliche Fehlerkorrekturen zu vermeiden.
- Transparente FAQs bereitstellen: Erstellen Sie eine häufig gestellte Fragen-Seite, auf der alle relevanten Informationen und häufig auftretenden Probleme gesammelt und verständlich erklärt sind.
- Zuständigkeiten klar kommunizieren: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende wissen, wer ihr Ansprechpartner im Personalbereich ist, um Nachfragen unkompliziert zu klären.
- Regelmäßige Prozessüberprüfung: Evaluieren und optimieren Sie den Beantragungs- und Abwicklungsprozess regelmäßig, um Fehlerpotenziale frühzeitig zu erkennen und kontinuierlich zu minimieren.
Fazit
Die vermögenswirksamen Leistungen (VL) bieten erhebliche Potenziale sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende. Sie ermöglichen neben einem systematischen Vermögensaufbau attraktive Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung sowie verbesserte Employer-Branding-Effekte. Dennoch besteht in der Praxis häufig Nachholbedarf hinsichtlich der administrativen Abläufe. Klare, digitalisierte und transparente Prozesse sowie umfassende Informationsmaßnahmen reduzieren potentielle Fehler und erhöhen Nutzung und Akzeptanz. Personalverantwortliche profitieren maßgeblich davon, standardisierte Abläufe, rechtlich abgesicherte Verfahren und regelmäßige Mitarbeitendenschulungen einzuführen. Unternehmen, die den Beantragungsprozess vereinfachen und transparent gestalten, fördern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden nachhaltig und bewirken eine höhere Effizienz innerhalb der Personaladministration. Insgesamt ist der Antrag auf VL daher nicht nur ein wichtiges Instrument zur Vermögensförderung, sondern entfaltet durch seine strukturierte Umsetzung positive Auswirkungen auf die gesamte Unternehmenskultur und Vergütungsstrategie.
FAQs
Was sind vermögenswirksame Leistungen (VL)?
Vermögenswirksame Leistungen sind freiwillige finanzielle Zusatzleistungen des Arbeitgebers, die Mitarbeitende beim langfristigen Vermögensaufbau unterstützen, etwa durch Sparpläne, Investmentfonds oder Bausparverträge.
Welche Voraussetzungen gelten für die Beantragung von vermögenswirksamen Leistungen?
Die Voraussetzung ist ein bestehendes sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis, die Wahl einer gesetzlich zugelassenen Anlageform sowie die Einhaltung der Mindestvertragslaufzeit von sechs Jahren plus einjähriger Sperrfrist.
Wie wird der Antrag auf vermögenswirksame Leistungen korrekt gestellt?
Der Antrag erfolgt schriftlich mit einem vollständig ausgefüllten Standardformular, wichtigen Vertragsdaten (z.B. Anlageart, Vertragsnummer und Bankverbindung) sowie einer eigenhändigen Unterschrift.
Welche typischen Fehler treten bei der Beantragung von VL auf?
Häufige Fehler sind unvollständige oder fehlerhafte Angaben, Versäumen von Einreichungsfristen, falsche oder fehlende Unterschrift sowie die Wahl nicht förderfähiger Anlageformen.
Wie können Unternehmen die Beantragung von vermögenswirksamen Leistungen vereinfachen?
Unternehmen können durch digitalisierte Antragssysteme, klare interne Kommunikation, regelmäßige Mitarbeiterschulungen sowie standardisierte Vorlagen und Checklisten den Beantragungsprozess deutlich vereinfachen und Fehler reduzieren.
Schreibe einen Kommentar