Erstellen einer Gehaltsabrechnung: So funktioniert es!

Die Erstellung einer korrekten Gehaltsabrechnung gehört zu den grundlegenden und wiederkehrenden Aufgaben in Unternehmen jeder Größe. Doch gerade für kleine und mittelständische Betriebe stellt sich oftmals die Herausforderung, alle gesetzlichen Vorgaben exakt einzuhalten und gleichzeitig einen transparenten, effizienten Prozess sicherzustellen.

Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, zeigt dieser Artikel Schritt für Schritt, was Unternehmen beim Erstellen einer Gehaltsabrechnung beachten müssen und welche Fehler dringend vermieden werden sollten. Wir erläutern praxisnah und übersichtlich die notwendigen Arbeitsschritte und bieten fundierte Handlungsempfehlungen, die sich sofort anwenden lassen.

Die gesetzlichen Vorgaben kennen und berücksichtigen

Das Erstellen einer Gehaltsabrechnung beginnt immer mit der genauen Kenntnis der aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen sind durch Vorschriften verpflichtet, sämtliche relevanten steuerlichen und sozialversicherungstechnischen Bestimmungen umzusetzen. Dazu gehören beispielsweise das Einkommensteuergesetz (EStG), das Sozialgesetzbuch (SGB) oder spezielle Vorschriften zum Mindestlohn. Diese Regelungen müssen exakt angewendet werden, um später keine rechtlichen Schwierigkeiten zu erhalten oder nachträgliche Korrekturen vornehmen zu müssen.

Daher sollten HR-Verantwortliche folgende Punkte immer wieder überprüfen:

Aktuelle Beitragssätze zur gesetzlichen Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
Vorgaben zur Lohnsteuerklassenregelung der Beschäftigten
Gesetzliche oder tarifliche Vorgaben zu Mindestlöhnen und Zuschlägen
Aktuelle Vorgaben bezüglich Pauschbeträgen, Freibeträgen und steuerbegünstigten Zulagen

Zur Unterstützung können regelmäßige Schulungen, automatisierte Updates bei Abrechnungssoftware und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder externen Spezialisten sinnvoll sein. Damit sind Sie stets auf dem neuesten Stand und vermeiden teure Fehlerquellen.

Erforderliche Angaben auf der Gehaltsabrechnung

Für das Erstellen einer rechtlich korrekten Gehaltsabrechnung existieren klar vorgeschriebene Pflichtangaben. Unternehmen, welche diese Pflichtangaben missachten, riskieren Bußgelder und Konflikte mit Mitarbeitern.

Wichtig in diesem Zusammenhang sind insbesondere die folgenden zwingend erforderlichen Angaben:

Angaben zum Arbeitgeber (Firmenname und Adresse)
Angaben zum Arbeitnehmer (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuerklasse)
Sozialversicherungsnummer des Beschäftigten
Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Auszahlung
Bruttoentgelt in detaillierter Form (Grundgehalt, Zuschläge, Überstunden, Provisionen, Boni etc.)
Alle Abzüge vom Bruttogehalt (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge)
Nettogehalt (das nach Abzügen verbleibende Auszahlungsgehalt)
Angaben über geleistete Urlaubs- und Krankheitstagn
Informationen über eventuelle Abschlagszahlungen und Vorschüsse

Dabei lohnt es sich, eine Checkliste zu erstellen und regelmäßig zu überprüfen, um eine einwandfreie und vollständige Abrechnung zu gewährleisten. Gute standardisierte Abrechnungssoftware berücksichtigt diese Punkte automatisch, womit der Aufwand erheblich reduziert werden kann.

Optimierung des Gehaltsabrechnungsprozesses durch geeignete Software

Für die erfolgreiche und zugleich effiziente Erstellung einer Gehaltsabrechnung empfiehlt sich die Nutzung professioneller Gehaltsabrechnungsprogramme. Insbesondere in kleineren Unternehmen oder Startups sparen automatisierte Systeme erheblichen administrativen Aufwand, Zeit und Kosten.

Moderne Abrechnungssoftware bietet darüber hinaus noch weitere Vorteile wie etwa Rechtssicherheit, automatische Updates und eine übersichtliche Verwaltung der Mitarbeiterdaten.

Wichtige Funktionen, die ein Abrechnungsprogramm erfüllen sollte:

Aktualisierung der gesetzlichen Abgabensätze (Steuern, Sozialversicherung)
Übersichtlichkeit bei Eingabe und Auswertung von Stammdaten sowie Gehaltsinformationen
Einfache Verwaltung von Zuschlägen, Boni, Provisionen oder Versicherungsbeiträgen
Automatische Erstellung relevanter Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger
Integration zu vorhandener digitaler Buchhaltungssoftware

Um das Beste aus Ihrer Software herauszuholen, empfiehlt es sich, regelmäßig Trainings für die verantwortlichen Mitarbeiter zu organisieren oder auf Online-Schulungen zurückzugreifen. Der richtige Umgang mit der Software sichert reibungsfreie Abläufe und hohe Kosteneffizienz.

Besonderheiten bei der Abrechnung von Sonderzahlungen beachten

Beim Erstellen einer Gehaltsabrechnung ergeben sich häufig Besonderheiten bei Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Prämien. Diese Extra-Zahlungen unterliegen eigenen steuerlichen und sozialversicherungstechnischen Bedingungen und müssen deshalb mit besonders hoher Sorgfalt behandelt werden.

Die gängigsten Sonderzahlungen in Unternehmen sind:

Weihnachts- oder Urlaubsgeld
Bonuszahlungen aufgrund von Erfolgsvereinbarungen
Einmalige Zahlungen wie Jubiläumszahlungen oder Abfindungen

Diese zusätzlichen Zahlungen können durch spezielle steuerliche Regelungen oft optimiert werden: Wenn etwa Einmalzahlungen verteilt auf verschiedene Monate erfolgen oder bestimmte Pauschbeträge berücksichtigt werden, lassen sich für Arbeitnehmer und Unternehmen gleichermaßen finanzielle Vorteile erzielen. Darüber hinaus sollte klar dokumentiert sein, auf welcher Basis (vertraglich, tariflich oder freiwillig) Sonderzahlungen erfolgen. Nur durch transparente Kommunikation der Sonderzahlung entstehen keine Missverständnisse zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Typische Fehler beim Erstellen der Gehaltsabrechnung vermeiden

Die Komplexität beim Erstellen einer Gehaltsabrechnung bedeutet leider auch, dass es immer wieder Fehler und Stolperfallen im Prozess gibt. Diese Fehler können finanziell belastend sein, rechtliche Folgen mit sich bringen und zu Konflikten mit Mitarbeitern führen. Daher sollten HR-Verantwortliche typische Fehler stets im Blick behalten und durch strikte Abläufe vorbeugen.

Vermeidbare Fehler sind insbesondere:

Falsche Eingabe der Entgeltgruppen bei Tarifarbeitnehmern
Fehler bei der Berücksichtigung von Zuschlägen und Zuschüssen
Versäumnis der Adressänderungen oder Änderungen der persönlichen Daten der Arbeitnehmer
Fehlerhafte oder fehlende Meldungen an Sozialversicherungsträger oder Finanzämter
Falsche Anwendung aktueller Beitrags- und Steuersätze

Um derartige Fehlerquellen zuverlässig auszuschließen, lohnt sich der Einsatz eines Vier-Augen-Prinzips, regelmäßige interne Qualitätskontrollen sowie eine sorgfältige Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildung der beteiligten Mitarbeiter. Technische Hilfsmittel wie Softwarechecks und automatische Updates minimieren darüber hinaus den Umfang Fehleranfälligkeit deutlich.

Vor- und Nachteile bei interner und externer Gehaltsabrechnung im Vergleich

Im Kontext der Gehaltsabrechnung stehen Unternehmen grundsätzlich vor der Entscheidung, ob sie ihre Abrechnungen intern erledigen oder diesen Prozess an einen externen Dienstleister auslagern sollen. Beide Vorgehensweisen haben spezifische Vor- und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden müssen.

Kriterium	Interne Gehaltsabrechnung	Externe Gehaltsabrechnung
Kosten	Geringe externe Kosten, allerdings höherer interner Ressourceneinsatz für Personal und Software	Höhere externe Kosten durch laufende Dienstleistungsgebühren, dadurch aber Reduktion interner Ressourcenbindung
Datensicherheit	Hohe Kontrolle über sensible Mitarbeiterdaten, aber interne Verantwortung für Sicherheit und Datenschutz	Abgabe von Verantwortung an spezialisierte Anbieter erhöht Datensicherheit, erfordert aber hohe Sorgfalt bei Auswahl und Vertrag
Fachwissen	Verlangt regelmäßige Schulung und Weiterbildung interner Mitarbeitender, um gesetzliche Anforderungen aktuell zu halten	Kontinuierliche Aktualisierung des Fachwissens durch Dienstleister; Risiko der Wissenslücke reduziert
Flexibilität	Hohe individuelle Anpassbarkeit der Prozesse; Änderungen können flexibel intern durchgeführt werden	Standardisierte Prozesse führen zu weniger individuellen Anpassungsmöglichkeiten und geringerer direkter Kontrolle
Haftungsrisiko	Vollständige interne Haftung; Fehler können schnell rechtliche Konsequenzen und erhöhte Kosten verursachen	Reduziertes Haftungsrisiko, da ein externer Dienstleister rechtliche Verantwortung für Korrektheit übernimmt

Insbesondere KMUs sollten auf Basis dieser Kriterien ihre Situation individuell bewerten: Während eine interne Abrechnung hohe Flexibilität bietet und direkten Einfluss ermöglicht, stellt die externe Vergabe an spezialisierte Anbieter eine interessante Alternative dar, um Zeit zu sparen, Risiken zu minimieren sowie das Haftungsrisiko zu senken. Eine sorgfältige Prüfung der betrieblichen Rahmenbedingungen, Ziele und Ressourcen hilft Unternehmen dabei, die optimale Entscheidung für ihren Abrechnungsprozess zu treffen.

Relevante arbeitsrechtliche Aspekte bei der Gehaltsabrechnung beachten

Neben den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen sind bei der Erstellung einer Gehaltsabrechnung auch zentrale arbeitsrechtliche Vorgaben einzuhalten, da Unternehmen ansonsten das Risiko ungewollter Rechtsstreitigkeiten und Bußgelder eingehen.

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen HR-Verantwortliche daher spezielle Regelungen kennen und berücksichtigen, welche insbesondere mit folgenden Aspekten zusammenhängen:

Einhaltung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG): Diskriminierungen aufgrund von Geschlecht, Alter, Herkunft oder Religion in Gehaltsfestsetzungen und Zuschlägen strikt vermeiden und dokumentieren.
Transparente Abrechnung von Überstunden: Klare Erfassung und Vergütung von Mehrarbeitsstunden gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und bestehenden Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen gewährleisten.
Berücksichtigung besonderer Regelungen für Teilzeitbeschäftigte: Sorgfältige Einhaltung der gesetzlichen und tariflichen Vorschriften gemäß dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) zur Gleichbehandlung bei Vergütung, Zuschlägen und Sonderzahlungen sicherstellen.
Einhaltung von Vorgaben zur Entgeltfortzahlung: Gesetzlich korrekte Abrechnung bei Krankheit oder Urlaub des Mitarbeiters nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bestätigen und dokumentieren.
Anpassung an bestehende arbeitsvertragliche Regelungen: Einhaltung individuell vertraglich vereinbarter Entgeltbestandteile und Zahlungsmodalitäten überprüfen.

Empfehlenswert ist zudem eine regelmäßige Kontrolle der internen Vergütungspraxis hinsichtlich potenzieller Verstöße gegen geltende arbeitsrechtliche Standards. Dabei unterstützt vor allem die enge Zusammenarbeit mit Fachjuristen oder spezialisierte arbeitsrechtliche Beratungen. Klare interne Prozesse, regelmäßige Schulungen und arbeitsrechtlich geschulte Mitarbeiter reduzieren entstehende Risiken und sorgen dafür, dass der Prozess der Gehaltsabrechnung nachhaltig fehlerfrei gestaltet wird.

Schritt für Schritt zur korrekten Gehaltsabrechnung: Ein bewährter Ablauf für die Praxis

Zur effizienten und rechtssicheren Erstellung einer Gehaltsabrechnung empfiehlt sich ein bewährtes Schritt-für-Schritt-Vorgehen. Durch standardisierte und klar definierte Abläufe vermeiden HR-Verantwortliche Fehlerquellen und sorgen zugleich für eine hohe Effizienz des Gesamtprozesses.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und ermöglichen Ihnen eine fehlerfreie und transparente Gehaltsabrechnung:

1. Eingabe und Aktualisierung der Stammdaten: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Arbeitnehmerdaten, wie Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer oder aktuelle Bankverbindung, korrekt gespeichert sind.

2. Erfassung relevanter Arbeitszeiten: Prüfen und dokumentieren Sie Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage der Mitarbeitenden vollständig und fehlerfrei für den aktuellen Gehaltszeitraum.

3. Abgleich und Erfassung von Sonderzahlungen: Ordnen Sie mögliche zusätzliche Zahlungen, Boni oder Zuschläge zu, prüfen Sie deren vertragliche oder tarifliche Grundlage und dokumentieren Sie diese transparent.

4. Durchführung der Probeabrechnung: Erstellen Sie zunächst eine Probeabrechnung, um eventuelle Unstimmigkeiten vor der finalen Durchführung zu identifizieren und korrigieren.

5. Finale Abrechnung durchführen: Nach der Überprüfung erfolgt die finale Erstellung der Gehaltsabrechnung mit exakten Brutto- und Netto-Werten sowie allen rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.

6. Versand- und Auszahlungsprozess sicherstellen: Organisieren Sie einen pünktlichen und nachvollziehbaren Versand sowie eine fristgerechte Auszahlung an Ihre Mitarbeitenden.

7. Erstellung und Übermittlung relevanter Meldungen an zuständige Stellen: Sorgen Sie dafür, dass gesetzlich vorgeschriebene Meldungen an Sozialversicherungsträger, Finanzämter und andere Behörden rechtzeitig abgegeben werden.

Ein konsequent eingesetzter Ablaufplan minimiert Ihre Fehlerquote, spart wertvolle Zeit und sorgt für eine transparente Kommunikation gegenüber Ihren Mitarbeitenden und Behörden.

Tipps & Tricks für eine effiziente Gehaltsabrechnung

Um die Erstellung der Gehaltsabrechnung effizienter, sicherer und einfacher zu gestalten, helfen Ihnen folgende Praxis-Tipps & Tricks:

Einführung klarer und strukturierter Workflow-Checklisten: Erstellen Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt Checkliste, um sicherzustellen, dass kein wichtiger Arbeitsschritt in der Abrechnung vergessen wird.
Nutzung von Erinnerungsfunktionen und Kalender-Alerts: Richten Sie automatisch Erinnerungen ein, um wichtige Fristen für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Meldungen garantiert einzuhalten.
Erstellung eines FAQ-Dokuments für Mitarbeitende: Stellen Sie regelmäßig auftretende Fragen zur Gehaltsabrechnung in einem unternehmensinternen Dokument zusammen. Dadurch sparen Sie Zeit und schaffen Transparenz für Beschäftigte.
Regelmäßige Stichprobenprüfungen: Führen Sie mindestens quartalsweise Stichprobenkontrollen der Abrechnungen durch, um frühzeitig Fehler oder technische Probleme zu identifizieren.
Effiziente Nutzung von Softwarefunktionen: Machen Sie sich mit erweiterten Funktionen und Automatisierungen Ihrer eingesetzten Gehaltsabrechnungssoftware vertraut, um den maximalen Nutzen aus Ihrer investierten Zeit und den eingesetzten Ressourcen zu ziehen.
Aufbau eines internen Kommunikationssystems: Pflegen Sie eine klare Kommunikation zwischen der Personalabteilung und der Buchhaltung, indem Sie regelmäßige Meetings planen. Damit fördern Sie den fachlichen Austausch und vermeiden Schnittstellenprobleme.

Durch diese praxiserprobten Hilfestellungen schaffen Sie eine fehlerfreie, effiziente und transparente Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen.

Fazit

Die Erstellung einer korrekten Gehaltsabrechnung erfordert ein Höchstmaß an Sorgfalt, umfassende Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und präzise Prozessstrukturen. Dabei bedeutet dies nicht nur, Pflichtangaben exakt einzuhalten und gesetzliche Vorgaben im Blick zu behalten, sondern auch den Prozess an sich möglichst effizient und transparent zu gestalten. Moderne Gehaltsabrechnungssoftware erleichtert diesen Vorgang erheblich und bietet automatisch Aktualisierungen gesetzlicher Änderungen, Schutz vor kostspieligen Fehlern sowie Zeitersparnis. Die sorgfältige Entscheidung, ob der Prozess intern oder extern gesteuert werden soll, bietet Unternehmen zudem unterschiedliche Chancen und Herausforderungen, welche individuell bewertet werden müssen.

Um nachhaltig Qualität und Rechtssicherheit zu gewährleisten, empfehlen sich standardisierte Vorgehensweisen, kontinuierliche Weiterbildungen der Mitarbeitenden und regelmäßige Qualitätskontrollen. Unternehmen, die diesen praxisorientierten Ansatz verfolgen, sichern langfristig Rechtskonformität, Effizienzsteigerung und steigende Mitarbeiterzufriedenheit rund um den sensiblen Prozess der Gehaltsabrechnung.

FAQs

Was gehört zu einer korrekten Gehaltsabrechnung?

Zu den Pflichtangaben gehören Arbeitnehmer- und Arbeitgeberdaten, Brutto- und Nettogehalt, Steuer- und Sozialversicherungsabzüge sowie Informationen zu Urlaubs- und Krankheitstagen.

Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden?

Wichtig sind unter anderem Einkommenssteuergesetz (EStG), Sozialgesetzbuch (SGB), Mindestlohngesetz sowie aktuelle Beitragssätze zur Sozialversicherung und Steuerregelungen.

Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

Gehaltsabrechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren und müssen dabei datenschutzkonform archiviert werden.

Welche Fehler passieren häufig bei der Gehaltsabrechnung?

Typische Fehler sind falsche Anwendung aktueller Steuer- und Beitragssätze, unvollständige Meldungen, falsche Entgeltgruppen bei Tarifbeschäftigten sowie fehlerhafte Berücksichtigung von Zuschlägen.

Was sind Vor- und Nachteile der externen gegenüber der internen Gehaltsabrechnung?

Die externe Gehaltsabrechnung reduziert Haftungsrisiken und Verwaltungsaufwand; intern erfolgt die Abstimmung flexibler und die Kontrolle über Daten ist höher, allerdings steigt der interne Ressourcenbedarf.

Erstellen einer Gehaltsabrechnung: Erforderliche Angaben, Optimierung und Checkliste