• Mindestens ein Drittel der Beschäftigten im Betrieb müssen von einem Arbeitsausfall betroffen sein. Temporäre Sonderregelungen können jedoch beispielsweise während Wirtschaftskrisen durch den Gesetzgeber abweichen.
• Der Arbeitsausfall muss unvermeidbar sein und temporärer Natur. Zunächst müssen alle anderen Möglichkeiten, wie Überstundenabbau oder Urlaubstage, ausgeschöpft sein.
• Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen sich in einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis befinden, da Kurzarbeitergeld eine Leistung der Arbeitslosenversicherung ist.
• Der Arbeitsausfall darf nicht durch normales betriebliches Risiko verursacht sein. Stattdessen muss es sich um externe negative Einflüsse handeln, welche sich unmittelbar auf die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens auswirken.

• Ermittlung des regulären Brutto- und Nettolohns des Mitarbeitenden vor Beginn der Kurzarbeit.
• Berechnung des reduzierten Nettoeinkommens unter Berücksichtigung der tatsächlich geleisteten Arbeit während der Kurzarbeit.
• Feststellung der Differenz zwischen regulärem Nettoeinkommen und reduziertem Nettoeinkommen.
• Anwendung der genannten Prozentsätze von 60 % beziehungsweise 67 % auf die errechnete Differenz, um den Kurzarbeitergeldbetrag zu ermitteln.

• Meldung des Arbeitsausfalls an das zuständige Arbeitsamt durch Anzeige des Arbeitsausfalls (Formular wird online zur Verfügung gestellt).
• Zustimmung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen, sofern keine Regelung bezüglich Kurzarbeit im bestehenden Arbeitsvertrag festgelegt wurde.
• Bearbeitung und Bewilligung des Antrags durch verantwortliche Stellen der Bundesagentur für Arbeit abwarten.
• Auszahlung des Kurzarbeitergeldes zunächst durch den Arbeitgeber vornehmen. Anschließend folgt die Erstattung durch die Arbeitsagentur auf Grundlage monatlicher Abrechnung und Nachweise.

• Fehlende oder fehlerhafte Vorabprüfung auf Anspruchsvoraussetzungen, was zu Ablehnungen seitens des Arbeitsamtes führen kann.
• Verzögerungen bei Meldungen von Änderungen der Kurzarbeitssituation (Arbeitszeiterhöhung, Beendigung der Kurzarbeit etc.), die zu Rückforderungen oder Strafen führen könnte.
• Mangelhafte oder unvollständige Dokumentationen bezüglich Arbeitsausfallzeiten, Arbeitszeiterfassung und entsprechenden Nachweisen, womit die Abrechnung erschwert wird.
• Fehlende und unklare Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden und Betriebsrat, was möglichen Konflikten und Beschwerden Vorschub leistet.

• Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung: Kurzarbeit kann zu Unsicherheiten unter Beschäftigten führen. Eine transparente Kommunikation von Zielen und Zeithorizont hilft, dies zu überwinden.
• Anpassung leistungsbezogener Vergütungskomponenten: Boni, Provisionen oder leistungsbezogene Zahlungen müssen gegebenenfalls angepasst oder neu definiert werden.
• Auswirkungen auf Benefit- und Zusatzleistungen: Benefits und steueroptimierte Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen, Gesundheitsangebote oder Mobilitätsoptionen sollten weiterhin bereitgestellt und aktiv kommuniziert werden, um die Mitarbeiterbindung zu stärken.

• Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge prüfen: Existieren betriebliche Vereinbarungen oder branchenspezifische Tarifverträge zur Kurzarbeit, müssen diese zwingend berücksichtigt werden, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
• Einverständnisse von Mitarbeitenden einholen: Kurzarbeit stellt einen Eingriff in vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten dar, daher ist die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden zwingend erforderlich, sofern keine kollektivrechtliche Grundlage besteht.
• Datenschutzrechtliche Vorgaben beachten: Die Weitergabe von Mitarbeiterdaten an die Bundesagentur für Arbeit zur Durchführung der Kurzarbeit unterliegt strengstens den datenschutzrechtlichen Vorgaben (gemäß DSGVO und BDSG). Daten dürfen lediglich zweckgebunden und im notwendigen Umfang übermittelt werden.
• Dokumentationspflichten erfüllen: Vollständige Aufzeichnungen über Arbeitsstunden, Arbeitsausfälle, Urlaubs- und Überstundenstände sicherzustellen ist unerlässlich, um bei späteren Prüfungen durch die Agentur für Arbeit oder Sozialversicherungsträger auf der sicheren Seite zu sein.
• Rechtzeitige Anzeige und Fristen einhalten: Unternehmen müssen die Anzeige über Arbeitsausfall rechtzeitig, unverzüglich nach Feststellung der Notwendigkeit von Kurzarbeit, vornehmen. Späte oder verpasste Anzeigen könnten einen Anspruch ausschließen.

1. Prüfung der Voraussetzungen:

Prüfen Sie vorab detailliert die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Kurzarbeitergeld im Unternehmen. Klären Sie, ob die erforderliche Mitarbeiteranzahl betroffen ist und ob alle alternativen Optionen tatsächlich erschöpft sind.

2. Kommunikation mit der Belegschaft:

Kommunizieren Sie klar, sachlich und frühzeitig mit den Mitarbeitenden. Betroffene sollten über Gründe, Dauer und finanzielle Auswirkungen der Kurzarbeit transparent informiert werden, um Ängste abzubauen und Vertrauen zu stärken.

3. Einbindung des Betriebsrats:

Handelt es sich um ein Unternehmen mit Betriebsrat, ist dessen rechtzeitige Einbindung und Zustimmung entscheidend. Erarbeiten Sie gemeinsam Anforderungen und Bedingungen, um spätere Konflikte oder Rechtstreitigkeiten zu vermeiden.

4. Anzeige und Beantragung bei der Arbeitsagentur:

Informieren Sie die zuständige Arbeitsagentur umgehend mithilfe des offiziellen Formulars über den Arbeitsausfall. Stellen Sie sicher, dass die Antragstellung sorgfältig vorbereitet wird und alle erforderlichen Nachweise beigefügt sind.

5. Dokumentation und Nachverfolgung:

Sorgen Sie für eine sorgfältige und rechtssichere Dokumentation der Kurzarbeitszeiten und Arbeitsstunden der Mitarbeitenden. Eine korrekte Dokumentation verhindert Rückfragen, Verzögerungen bei den Zahlungsflüssen und eventuelle Rückforderungen.

6. Regelmäßiges Monitoring und aktives Management:

Begleiten Sie die Kurzarbeit kontinuierlich und überwachen Sie regelmäßig Entwicklung und Veränderungen. Reagieren Sie rechtzeitig auf Anpassungen hinsichtlich Umfang und Dauer der Kurzarbeit.

• Entwickeln Sie eine Checkliste zur Vorabprüfung von Anspruchsvoraussetzungen, um sicherzustellen, dass alle Kriterien erfüllt sind und Fehler bei der Antragstellung vermieden werden.
• Erstellen Sie Musterberechnungen für beispielhafte Mitarbeitendengruppen – das erleichtert HR-Verantwortlichen die transparente Kommunikation der finanziellen Situationsänderung gegenüber Beschäftigten.
• Nutzen Sie digitale Lösungen für die Zeiterfassung und Arbeitsausfalldokumentation, um den bürokratischen Aufwand zu minimieren und eine zuverlässige Grundlage für Ihre monatlichen Kurzarbeitsanträge sicherzustellen.
• Richten Sie eine interne Informationsplattform oder regelmäßige FAQ-Sessions ein, auf denen Mitarbeitende Fragen stellen und unkompliziert Auskunft erhalten können.
• Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Änderungen in den gesetzlichen Rahmenbedingungen ergeben haben, um proaktiv reagieren und Mitarbeiter rechtzeitig informieren zu können.
• Informieren Sie frühzeitig über mögliche Weiterbildungsprogramme, da die Agentur für Arbeit während der Kurzarbeit oft Unterstützungsleistungen anbietet, womit berufliche Qualifikationen weiterentwickelt und die Bindung zum Unternehmen gestärkt wird.

Was ist Kurzarbeitergeld und wann wird es gezahlt?

Kurzarbeitergeld ist eine staatliche Zahlung zur Unterstützung von Unternehmen bei temporärem Arbeitsausfall, beispielsweise in Krisenzeiten, um Arbeitsplätze zu sichern und Entlassungen zu vermeiden.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Kurzarbeitergeld zu erhalten?

Mindestens ein Drittel der Mitarbeitenden muss vom unvermeidbaren und zeitlich begrenzten Arbeitsausfall betroffen sein; zudem müssen Beschäftigte in einem versicherungspflichtigen Verhältnis stehen und Maßnahmen wie Überstundenabbau bereits ausgeschöpft sein.

Wie berechnet sich die Höhe des Kurzarbeitergelds?

Mitarbeitende erhalten grundsätzlich 60 % des entfallenden Netto-Entgelts, bei Beschäftigten mit Kindern erhöht sich der Satz auf 67 % der Nettolohndifferenz.

Welche Schritte müssen Unternehmen zur Beantragung von Kurzarbeitergeld beachten?

Unternehmen müssen den Arbeitsausfall anzeigen, Zustimmung von Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen, den Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit einreichen und die Auszahlung zunächst selbst tätigen, bevor sie erstattet wird.

Was sind Nachteile und Herausforderungen bei der Nutzung von Kurzarbeitergeld?

Kurzarbeit bedeutet für Mitarbeitende Einkommenseinbußen und psychische Belastungen, während Unternehmen mit erhöhtem administrativen Aufwand sowie einer möglichen Beeinträchtigung von Betriebsklima und Mitarbeitermotivation rechnen müssen.