Spesen: Wie funktioniert die Abrechnung?
Wenn Arbeitnehmer beruflich Unterwegs sind, entstehen zusätzliche Kosten – etwas für ein Frühstück im Hotel, ein Mittagessen im Restaurant oder einen schnellen Kaffee To-Go. Genau hier kommen die sogenannten Spesen ins Spiel. Arbeitgeber sind verpflichtet ihren, ihren Mitarbeitenden bei Dienstreisen den finanziellen Mehraufwand für Verpflegung und Unterkunft zu erstatten. Die Höhe der Spesen richtet sich dabei in derster Linie nach der Dauer der Reise. Doch was genau fällt eigentlich unter Spesen? Wie hoch ist der Spesensatz pro Tag? Welche gesetzlichen Regelungen gelten und wie funktioniert die Abrechnung in der Praxis?
Was sind Spesen?
Spesen sind Kosten, die auf Geschäftsreisen entstehen – zum Beispiel auf Geschäftsreisen oder bei Außendiensten. Dazu zählen unter anderem: Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungen, die nicht aus privaten Gründen, sondern im Rahmen der Arbeit entstanden sind. Mitarbeitende können diese Aufwendungen in der Regel bei ihrem Arbeitgeber über eine Reisekostenabrechnung geltend machen. Die Spesen werden anschließend vom Arbeitgeber erstattet.
Typische Beispiele für Spesen sind:
- Zug-, Bus- oder Flugtickets für Geschäftsreisen
- Benzinkosten für den Privat-PKW
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Taxifahrten
- Mietwagenfahrten
- Parkgebühren
- Mautkosten etc.
Was nicht als Spesen gilt:
- Private Ausgaben für Zigaretten
- Alkohol
- Private Freizeitaktivitäten
- Kosten für Mitreisende Ehepartner
Spesen: Welche Spesenpauschalen gelten pro Tag?
Die Tagesspesen für Auslandsreisen sind in der offiziellen Spesentabelle des Bundesministeriums für Finanzen -> (BMF) festgelegt. Sie enthält länderspezifische Pauschalbeträge und wird einmal jährlich aktualisiert. Die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums sind rechtlich verbindlich und dienen als Grundlage für die Abrechnung von Auslandsdienstreisen.
Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands gilt:
- Dauert die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 14 Euro angesetzt werden.
- Bei einer Reisedauer von mehr als 24 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 28 Euro pro Tag geltend gemacht werden.
| Erstattung | Nachweis nötig? | |
|---|---|---|
| Verpflegung (Essen) | Pauschal (14 €/28 €) | Nein |
| Hotel / Übernachtung | Tatsächliche Kosten | Ja (Rechnung) |
| Fahrtkosten (z. B. Zug) | Tatsächliche Kosten | Ja (Beleg) |
| Parken, Taxi, ÖPNV | Tatsächliche Kosten | Ja |
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Wie läuft die Spesenabrechnung ab?
Die Abrechnung von Spesen ist ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung. Damit die Erstattung reibungslos erfolgt, müssen Grundlegende Punkte beachtet werden:
- Belege oder Quittungen: Grundsätzlich sollten alle Spesen durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden. Bei fehlenden Quittungen kann eine schriftliche Erklärung ausreichen, allerdings liegt hier die Entscheidung beim Arbeitgeber.
- Spesenpauschale nutzen: Für Verpflegungskosten bei Dienstreisen gelten in Deutschland und im Ausland festgelegte Pauschalen.
- Fristen einhalten: Spesen sollten nach der Dienstreise abgerechnet werden. Viele Unternehmen legen interne Fristen fest, innerhalb derer Mitarbeitende ihre Auslagen einreichen müssen, um eine Kostenübernahme zu gewährleisten.
- Formular oder Software verwenden: Die Spesenabrechnung kann entweder schriftlich mit einem Formular oder digital mithilfe einer Reisekostenabrechnungssoftware eingereicht werden.
Wie werden Spesen abgerechnet? Gesetzliche Regelungen
Damit die Auslagen nicht zu einer finanziellen Belastung werden, gibt es in Deutschland klare Regelungen zur Erstattung von Spesen. Im Folgenden werden die wichtigsten Regelungen zum Thema Spesen erläutert:
- Arbeitsrechtliche Grundlagen: Arbeitgeber sind verpflichtet, notwendige Auslagen im Zusammenhang mit der Arbeit zu erstatten (§ 670 BGB).
- Einkommensteuergesetz: Wenn Spesen vom Arbeitgeber erstattet werden, gelten sie als steuerfreie Einnahmen für den Arbeitnehmer. Werden die Spesen nicht vom Arbeitgeber erstattet, können Arbeitnehmer die anfallenden Reisekosten bis zu einem Freibetrag von 1.000 Euro jährlich in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
- Spesenpauschale: Für Verpflegungskosten bei Dienstreisen gelten in Deutschland und im Ausland festgelegte Pauschalen. Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands:
- 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden.
- 28 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.
- Übernachtungskosten: Tatsächliche Kosten sind steuerfrei, wenn sie beruflich veranlasst und durch Belege nachgewiesen werden.
- Fahrtkosten: Tatsächliche Höhe der Fahrtkosten (z. B.: Zugtickets), sind steuerfrei, wenn sie beruflich veranlasst und durch Belege nachgewiesen werden. Bei der Nutzung des privaten Fahrzeugs erfolgt die Erstattung über die Kilometerpauschale.
- Nachweispflicht: Für Übernachtungen und Fahrtkosten müssen in der Regel Belege vorgelegt werden. Für Pauschalen für die Verpflegung, werden keine Belege benötigt.
- Angemessenheit der Kosten: Die Kosten für die Dienstreise müssen angemessen und beruflich bedingt sein. Überhöhte Kosten können steuerpflichtig, oder vom Arbeitgeber abgelehnt werden.
- Aufbewahrungszeit: Spesenabrechnungen müssen 6 Monate aufbewahrt werden, da das Finanzamt bei einer Prüfung die Belege verlangen kann.
- Steuerliche Sicht: Spesen können vom Arbeitgeber als Betriebsausgaben geltend gemacht werden und mindern somit die steuerliche Belastung.
Spesen: Vor- und Nachteile
Spesen gehören für viele Berufstätige zum Arbeitsalltag, insbesondere bei Dienstreisen. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeitende finanziell entlastet werden und so keine privaten Kosten tragen müssen. Doch Spesen bringen nicht nur Vorteile mit sich. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vor- und Nachteile rund um das Thema Spesen:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
|
Fazit
Die Abrechnung von Spesen ist ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung. Spesen gehören für viele Berufstätige zum Arbeitsalltag, insbesondere bei Dienstreisen. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeitende finanziell entlastet werden und so keine privaten Kosten tragen müssen. Damit die Auslagen nicht zu einer finanziellen Belastung werden, gibt es in Deutschland klare Regelungen zur Erstattung von Spesen. Arbeitgeber sind laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch dazu verpflichtet, notwendige Auslagen im Zusammenhang mit der Arbeit zu erstatten. Die Spesenabrechnung kann entweder schriftlich mit einem Formular oder digital mithilfe einer Reisekostenabrechnungssoftware eingereicht werden.
FAQs
Was sind Spesen?
Spesen sind Kosten, die auf Geschäftsreisen entstehen. Dazu zählen unter anderem: Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungen, Taxifahrten, Parkgebühren etc.
Wer hat Anspruch auf Spesen?
Alle Mitarbeitende, die dienstlich unterwegs sind und dabei zusätzliche Ausgaben haben, haben einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung von Spesen.
Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, Spesen, Übernachtungskosten und weitere Ausgaben, die im Zusammenhang mit dienstlich veranlassten Reisen entstehen zu erstatten – sofern diese Kosten notwendig, angemessen und durch Belege nachweisbar sind.
Wie hoch sind die Spesenpauschalen bei Dienstreisen?
Die Tagesspesen für Auslandsreisen sind in der offiziellen Spesentabelle des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) festgelegt. Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Verpflegungskosten: 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden. 28 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.
Sind Spesen für den Arbeitnehmer Steuerpflichtig?
Nein, wenn Spesen vom Arbeitgeber erstattet werden, gelten sie als steuerfreie Einnahmen für den Arbeitnehmer.
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