Vermögenswirksame Leistungen (VWL) sind ein beliebtes Instrument der Mitarbeitervergütung, das Arbeitnehmer*innen dabei unterstützt, Vermögen aufzubauen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. Doch wie wird die VWL korrekt in der Lohnabrechnung dargestellt?

In diesem Artikel erfahren HR-Professionals, Personalleitungen und Vergütungsspezialist*innen, wie VWL im Rahmen der Lohnabrechnung zu berücksichtigen sind, welche Besonderheiten es gibt und wie eine transparente und gesetzeskonforme Umsetzung gelingen kann. Zudem beleuchten wir anhand eines Beispiels, wie die VWL dargestellt wird, welche gesetzlichen Rahmenbedingungen führen und wie das Thema optimal kommuniziert wird.

Vermögenswirksame Leistungen sind geldwerte Leistungen, die ein Arbeitgeber freiwillig oder tariflich verpflichtet an seine Arbeitnehmer*innen zahlt, um den Vermögensaufbau zu fördern. Häufig wird die VWL in Anlageformen wie Bausparverträgen, Fonds oder Tilgung eines Baukredits investiert. Wichtig zu wissen ist, dass diese Leistungen nicht zum regulären Bruttogehalt zählen, sondern als zusätzliche Sozial- oder Zusatzleistung gelten.

In der Lohnabrechnung müssen VWL daher transparent ausgewiesen werden, um sowohl Transparenz bei Steuern als auch bei Sozialabgaben zu gewährleisten. Die VWL sind eine attraktive Ergänzung zu Gehalt und Boni und erhöhen die Arbeitgeberattraktivität, insbesondere in wettbewerbsintensiven Arbeitsmärkten.

Zur besseren Veranschaulichung eignet sich ein Beispiel zur Integration der VWL in die Lohnabrechnung. Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer erhält monatlich 40 Euro VWL, die in einen Bausparvertrag fließen.

• Bruttogehalt: 3.000 Euro
• VWL Arbeitgeberzuschuss: 40 Euro
• Steuerliche Behandlung: VWL unterliegen nicht der Lohnsteuer
• Sozialabgaben: VWL sind grundsätzlich beitragspflichtig zur Kranken- und Rentenversicherung, sofern keine Ausnahmen greifen

In der Lohnabrechnung werden diese 40 Euro separat ausgewiesen und bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt. Das Gehaltsabrechnungssystem muss also so konfiguriert sein, dass der VWL-Zuschuss korrekt eingetragen wird, etwa unter „sonstige Bezüge“ oder als gesonderter Posten. Durch eine transparente Darstellung für die Mitarbeitenden wird nachvollziehbar, wie sich ihr Einkommen zusammensetzt. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie VWL operativ integriert werden und gibt HR-Verantwortlichen eine konkrete Orientierung.

VWL sind nicht nur eine Möglichkeit, Mitarbeiter*innen zu binden, sondern bieten vielseitige Vorteile:

• Attraktive Zusatzleistung: VWL erhöhen die Gesamtvergütung ohne direkte Gehaltserhöhung.
• Steuerliche Entlastung: Für Mitarbeitende bietet VWL Förderung durch Arbeitnehmer-Sparzulage und Wohnungsbauprämie.
• Betriebliche Sozialleistungen: VWL stärken die Arbeitgebermarke und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Flexibilität: Viele Anlageformen sind möglich, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Aus Unternehmenssicht profitieren Sie zudem von einer besseren Budgetplanung und können mit den richtigen Einstellungs- und Abrechnungstools Kosten effizient kontrollieren. Die Integration in die Lohnabrechnung erleichtert zudem die Nachvollziehbarkeit und Einhaltung von gesetzlichen Pflichten.

Damit VWL effizient und fehlerfrei in der Lohnabrechnung abgebildet werden können, sollten Unternehmen die folgenden Erfolgsfaktoren berücksichtigen:

• Klare Prozesse etablieren: Definieren Sie klar, wie und wann VWL beantragt, genehmigt und abgerechnet werden.
• IT-Systeme anpassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware VWL-Zuschüsse korrekt erfasst und automatisch abrechnet.
• Mitarbeitende informieren: Kommunizieren Sie transparent über die Vorteile und Details der VWL im Gehaltskontext.
• Regelmäßige Schulungen: HR- und Payroll-Teams sollten regelmäßig geschult werden, um Rechtsänderungen und Sozialabgaben korrekt umzusetzen.
• Dokumentation sicherstellen: Korrekte Nachweise bei Anlageformen und Zulagen müssen vorliegen und geprüft werden.

Ein gut organisiertes System beugt Fehlern vor und sorgt für eine positive Wahrnehmung bei den Mitarbeitenden.

Die Bedeutung von VWL als Bestandteil moderner Vergütungssysteme wird künftig weiter zunehmen.

Trends und zukünftige Entwicklungen sind unter anderem:

• Digitalisierung und Automatisierung: Lohnabrechnungssysteme integrieren zunehmend automatische Prüf- und Abrechnungsprozesse für VWL.
• Erweiterung der Förderformen: Neue Anlageoptionen, etwa nachhaltige Investments, gewinnen an Bedeutung.
• Individualisierung der Leistungen: Mitarbeitende wünschen zunehmend flexible Wahlmöglichkeiten bei der Verwendung von VWL.
• Kombination mit weiteren Benefits: VWL werden zunehmend mit betrieblichen Altersvorsorgeprogrammen und Gesundheitsleistungen verknüpft.
• Steuerrechtliche Anpassungen: Gesetzliche Änderungen erfordern eine kontinuierliche Anpassung der Abrechnungsprozesse.

Unternehmen, die diese Entwicklungen frühzeitig adaptieren, sichern sich Wettbewerbsvorteile in der Mitarbeiterbindung und Vergütungsoptimierung.

Vermögenswirksame Leistungen (VWL) bieten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile, jedoch sind auch einige Einschränkungen und Herausforderungen zu berücksichtigen. Ein bewusstes Abwägen der Vor- und Nachteile unterstützt HR-Professionals dabei, VWL strategisch sinnvoll in die Vergütungsstruktur zu integrieren.

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Vor- und Nachteile übersichtlich zusammen:

Für eine korrekte und rechtskonforme Abbildung von vermögenswirksamen Leistungen (VWL) in der Lohnabrechnung sind diverse gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen, die sowohl den Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer*innen betreffen. Diese Regelungen sichern nicht nur die Einhaltung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten, sondern schützen auch vor finanziellen Nachteilen durch fehlerhafte Abrechnungen.

Im Folgenden sind die wichtigsten rechtlichen Aspekte zusammengefasst, die Sie bei der Integration von VWL in Ihre Lohnabrechnung beachten sollten:

• Sozialversicherungsrechtliche Einordnung: Grundsätzlich sind VWL sozialversicherungspflichtig, wenn sie vom Arbeitgeber geleistet werden. Ausnahmen bestehen bei bestimmten Anlageformen oder Förderungen, etwa der Arbeitnehmersparzulage, sofern die Höchstgrenzen eingehalten werden. Die korrekte Klassifizierung in der Lohnabrechnung ist daher essenziell, um falsche Beitragszahlungen zu vermeiden.
• Steuerliche Behandlung: VWL gelten in der Regel als steuerfreie Arbeitgeberleistungen, solange die Förderhöchstgrenzen nicht überschritten werden. Bei Überschreitungen können steuerpflichtige Einkünfte entstehen, die zu einer Nachversteuerung führen. Eine transparente Darstellung auf der Gehaltsabrechnung unterstützt hier die Nachvollziehbarkeit und Compliance.
• Berücksichtigung von Höchstgrenzen: Die gesetzlichen Fördersummen für vermögenswirksame Leistungen sind je nach Anlageform und Bundesland unterschiedlich geregelt. Die Einhaltung dieser Grenzen ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit sowie für die Gewährung staatlicher Zulagen. HR-Verantwortliche müssen hier die individuellen Verträge und Fördermodelle genau prüfen.
• Dokumentationspflichten: Nachweisführung über die Verwendung der VWL, insbesondere bei staatlich geförderten Anlageformen, ist für den Arbeitgeber verbindlich. Es empfiehlt sich die systematische Sammlung und Prüfung der Belege, um Prüfungen durch Finanz- oder Sozialbehörden standzuhalten.
• Vertragsrechtliche Bedingungen: Die Grundlage für VWL bildet oft ein gesonderter Tarif- oder Arbeitsvertrag. Änderungen, etwa bei der Anlagemöglichkeit oder Förderberechtigung, müssen transparent und unter Einhaltung der Mitbestimmungsrechte kommuniziert werden.
• Datenschutz und Informationspflichten: Bei der Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Lohnabrechnungssystem, insbesondere bei sensiblen Finanzdaten im Kontext der VWL, gelten die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zudem sind Mitarbeitende entsprechend über Art und Zweck der Datenverarbeitung zu informieren.

Die Berücksichtigung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen sichert eine fehlerfreie und vertrauenswürdige Abrechnung der VWL und schützt Unternehmen vor Nachforderungen oder Sanktionen. Für HR-Professionals empfiehlt es sich, gegebenenfalls rechtlichen Rat oder spezialisierte Expertise einzubeziehen, um die komplexen Anforderungen nachhaltig zu erfüllen.

Die korrekte und effiziente Abbildung vermögenswirksamer Leistungen in der Lohnabrechnung erfordert eine systematische Vorgehensweise.

Für HR-Professionals und Verantwortliche in der Vergütung sind folgende Schritte essenziell, um Fehler zu vermeiden und die Vorteile der VWL optimal auszuschöpfen:

1. Bedarfsanalyse und Konzeptentwicklung:

Ermitteln Sie zunächst, in welchem Umfang VWL im Unternehmen angeboten werden sollen. Definieren Sie klare Ziele und Rahmenbedingungen, um die Leistungen in die bestehende Vergütungsstruktur einzubinden.

2. Überprüfung der rechtlichen Vorgaben:

Klären Sie die aktuellen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen sowie tarifliche Vereinbarungen hinsichtlich der VWL, um eine rechtskonforme Umsetzung sicherzustellen.

3. Systemintegration vorbereiten:

Passen Sie Ihr Lohnabrechnungssystem so an, dass VWL-Zuschüsse korrekt erfasst, ausgewiesen und bei der Berechnung von Sozialabgaben berücksichtigt werden. Automatisierte Schnittstellen und valide Erfassungsformate erleichtern diesen Prozess.

4. Kommunikationsplan erstellen:

Entwickeln Sie eine transparente Informationsstrategie, die Mitarbeitende über Art, Umfang und Fördermöglichkeiten der VWL aufklärt. Dies erhöht Akzeptanz und Nutzung.

5. Schulung der HR- und Payroll-Teams:

Sorgen Sie für regelmäßige Weiterbildungen, um Mitarbeitende mit Verantwortlichkeiten in der Abrechnung auf dem neuesten Stand bezüglich gesetzlicher Änderungen und IT-Systemfunktionen zu halten.

6. Einrichtung von Kontroll- und Dokumentationsprozessen:

Implementieren Sie Kontrollmechanismen zur Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und sichern Sie die Nachweise über geleistete VWL und deren Verwendung. Dies ist entscheidend für interne Audits und externe Prüfungen.

7. Monitoring und kontinuierliche Verbesserung:

Überwachen Sie die Umsetzung regelmäßig hinsichtlich Abrechnungsgenauigkeit, Mitarbeiterzufriedenheit und Kostenwirkung. Nutzen Sie Erkenntnisse zur stetigen Optimierung der Prozesse.

Durch die strukturierte Umsetzung dieser Schritte gewährleisten Sie eine transparente, rechtskonforme und praxisnahe Integration der VWL in der Lohnabrechnung – ein Gewinn für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.

Um die Integration von vermögenswirksamen Leistungen in der Lohnabrechnung reibungslos und effizient zu gestalten, empfehlen sich folgende praxisorientierte Tipps und Tricks:

• Frühzeitige Einbindung der IT: Binden Sie Ihre Payroll-Software-Anbieter frühzeitig ein, um Schnittstellen für VWL-Zahlungen korrekt zu konfigurieren und Automatisierungen zu ermöglichen. Das reduziert manuellen Aufwand und Fehlerquellen.
• Regelmäßige Updates beachten: Halten Sie sich über gesetzliche Änderungen und Förderhöhen auf dem Laufenden, beispielsweise durch Informationsdienste oder Branchennewsletter, um jederzeit rechtskonform abzurechnen.
• Standardisierte Formularprozesse entwickeln: Nutzen Sie klare und standardisierte Antrags- und Nachweisformulare für Mitarbeitende, um die Zuarbeit zu vereinfachen und eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
• Kommunikationskanäle nutzen: Setzen Sie auf vielfältige Kommunikationsmittel wie Intranet, Newsletter oder Informationsveranstaltungen, um Mitarbeitende über Vorteile, Fristen und nötige Schritte transparent zu informieren und Missverständnisse zu vermeiden.
• Cross-Funktionale Zusammenarbeit fördern: Koordinieren Sie eng zwischen HR, Finanzbuchhaltung und Steuerabteilung, um Haftungsrisiken zu minimieren und eine vollständige sowie korrekte Abrechnung zu garantieren.
• Beratung in Anlagefragen anbieten: Unterstützen Sie Mitarbeitende durch interne oder externe Expertenberatung bei der Auswahl der passenden Anlageform, um die Nutzung der VWL zu maximieren und Zufriedenheit zu erhöhen.

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, das Potenzial der VWL als strategisches Vergütungsinstrument optimal auszuschöpfen und gleichzeitig die administrativen Hürden niedrig zu halten.

Was sind vermögenswirksame Leistungen (VWL)?

Vermögenswirksame Leistungen sind Extra-Zahlungen vom Arbeitgeber, die zur Förderung des Vermögensaufbaus der Arbeitnehmer dienen und in spezielle Anlageformen investiert werden.

Wie werden VWL in der Lohnabrechnung abgebildet?

VWL werden in der Lohnabrechnung separat ausgewiesen und bei der Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen berücksichtigt, da sie nicht zum regulären Bruttogehalt zählen.

Sind vermögenswirksame Leistungen steuer- und sozialversicherungspflichtig?

VWL sind grundsätzlich steuerfrei bis zu einer bestimmten Höchstgrenze, unterliegen aber in den meisten Fällen der Sozialversicherungspflicht.

Welche Vorteile bieten vermögenswirksame Leistungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Für Arbeitnehmer bieten VWL steuerliche Vorteile und unterstützen den Vermögensaufbau, während Arbeitgeber ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen können.

Wie können Fehler bei der Abbildung von VWL in der Lohnabrechnung vermieden werden?

Durch die Anpassung von IT-Systemen, regelmäßige Schulungen des HR- und Payroll-Teams sowie eine präzise Dokumentation und tiefgehendes Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen können Fehler vermieden werden.